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Contract
Management

Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen

Bei der Fülle an Verträgen und Dokumenten ist es heute kaum mehr möglich, alle Fristen und Termine zuverlässig im Auge zu behalten. Die passende Lösung für Ihr Unternehmen bietet SMARTCONEX.

WIR MACHEN IHRE VERTRÄGE TRANSPARENT, ZUGÄNGLICH UND AUSWERTBAR!

Wissen Sie, wie viele Verträge Sie in Ihrem Unternehmen haben? Mit wem diese abgeschlossen wurden? Welchen Wert diese Verträge aufweisen? Werden Sie an alle Fristen und Termine automatisch erinnert? Können Sie jederzeit per Browser, Client Software oder App auf alle Vertragsdaten und Dokumente zugreifen? Falls nicht, dann sprechen Sie mit uns. SMARTCONEX hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Verträge- und Vertragsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Unser Team aus Experten in Kombination mit der leistungsfähigen Softwarelösung von CM Software & Consulting GmbH verwaltet und managt Ihren Vertragsbestand.

Wir bieten ein sicheres, leistungsfähiges und qualifiziertes Outsourcing Ihres Vertragsmanagements.

Ihre Vorteile:

  • Keine Software-, Hardware- oder Lizenzkosten
  • Kein zusätzlicher Personalaufbau
  • Versicherungsschutz bei Fehleingaben (Termine und Fristen)
  • Qualitätssicherung der Termine und Fristen durch Projektjuristen
  • Keine langwierigen IT-Projekte/ kein Installationsaufwand
  • Ein transparentes Preismodell

Ausgewählte Premium-Merkmale

Vertragsmanagement als Controlling-Instrument

SMARTCONEX Vertragsmanagement wurde aus Sicht des Controllings konzipiert mit dem Ziel, alle Informationen zu einem Vertrag in einer zentralen Anwendung erfassbar und auswertbar zu machen. Ein Vertrag ist aus unserer Sicht viel mehr als nur ein Dokument – es ist ein Datensatz mit Metadaten, Vertragsdokumenten, Anhängen, Schriftwechseln und Werten.

Strukturierte Verwaltung

Der mehrstufige Explorer-Aufbau bildet das Unternehmen in organisatorischen Einheiten ab, denen Verträge zugeordnet sind. Das Berechtigungssystem für Benutzer basiert auf diesen Organisationen und nicht auf einzelnen Verträgen. Verträge werden hierarchisch als Rahmen-, Einzelverträge und Vertragsobjekte abgebildet. Darüber hinaus ist die organisationsübergreifende Darstellung der Rahmenverträge möglich.

Automatisierte Abläufe

Das Erledigen wiederkehrender Verwaltungsaufgaben erfolgt automatisiert über ServerTasks. Vertragstermine und Werte werden automatisch neu berechnet, Antwortmails dem Vertrag zugeordnet und Eskalationsmails verschickt. Genehmigungsverfahren werden über Workflows strukturiert und dokumentiert; periodisch wiederkehrende Auswertungen werden vom System automatisch erstellt und versendet.

Flexibles Handling

Sie als Unternehmen bestimmen die Vorgaben und die inhaltliche Struktur ganz nach Ihren Bedürfnissen. Vertragstypen, Status oder Dokumentenkategorien können flexibel definiert werden. Zudem können weitere Felder für individuelle, für Ihr Unternehmen oder Branche relevante Informationen eingerichtet werden. Alle damit verbundenen Daten sind nach eigener Definition beliebig auswertbar, bis hin zum Bilanzanhang mit kurz-, mittel- und langfristigen Verpflichtungen.

Spezielle Vertragsfunktionen

Auch für komplexe Verwaltungsaufgaben gibt es maßgeschneiderte Lösungen. Interne Verträge innerhalb des Unternehmens werden nur an einer Stelle gepflegt werden. Verträge mit mehreren Organisationen oder Vertragspartnern sind möglich, sowie Folgeverträge oder eine automatische Indexüberwachung bei Wertsicherungsklauseln.

Variable Zahlungsdefinitionen und Rechnungsbearbeitung

Für die Erfassung der Vertragswerte stehen zahlreiche Definitionsmethoden zur Verfügung, aus denen auswertbare Monats- und Jahreswerte berechnet werden: von einmaligen Zahlungen über periodische und umsatzbezogene Zahlungen bis hin zu Steigerungen, zeitlichen Abgrenzungen, Verteilungen, Formelberechnungen und Tilgungsplänen bei Darlehen. Auf Wunsch bietet die SMARTCONEX Lösung eine elektronische Rechnungsbearbeitung.

Optionale Zusatzfunktionen
  • Vertragspartnerbewertung nach individuellem Bewertungsschlüssel
  • Elektronische Rechnungsbearbeitung
  • Komfortabler Export aller Daten im Excel- oder XML-Format
  • Standard-Import-Schnittstelle für CSV- und Excel-Dateien
  • Dokumenterstellung mit Verwendung frei generierbarer Platzhalter und Textbausteine
  • Bearbeitung bereits erstellter Dokumente mit automatischer Versionierung

Das Wichtigste auf einen Blick

  • komplette Ersterfassung und Digitalisierung der Verträge
  • Prüfung durch Projektjuristen
  • Mandantenfähigkeit
  • Mehrsprachigkeit
  • automatisierte Erinnerungen per E-Mail, inkl. Eskalation
  • individuelle Workflows
  • elektronische Rechnungsbearbeitung (optional)
  • automatisierte Erstellung und Versand von Reports und Auswertungen
  • Volltextsuche und Filterfunktionen
  • transparentes Preismodell: keine Investition in Lizenzen oder Hardware
  • Versicherungsschutz gegen Fehlerfassung bei Terminen und Fristen

Vertragscontrolling und vielfältige Auswertungsoptionen

Unsere leistungsstarke Vertragssoftware bietet vielfältige Auswertungsmöglichkeiten zur transparenten betriebswirtschaftlichen Auswertung sowie zur Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse.

Alle relevanten statischen Daten aus Ihren Verträgen mit individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen, Zahlungsterminen sowie Kündigungsmöglichkeiten werden in aktive, trackbare Workflows und Prozesse transformiert. Unsere Vertragssoftware berechnet für Sie dabei den zu erwartenden Cashflow aus Forderungen und Verbindlichkeiten.

Gewinnen Sie Sicherheit – nutzen Sie die Möglichkeit Entscheidungen schneller zu treffen und realisieren darüber hinaus noch signifikante Kosteneinsparungen.

Ihren Sachbearbeitern, Vertragsmanagern und Ihrer Geschäftsführung stehen selbstverständlich alle Daten und Dokumente jederzeit zur Verfügung – per Client, im Browser, auf dem Tablet oder per App. Dabei ermöglichen Ihnen individuelle Anpassungen eigene Berechnungen durch hinterlegte Zahlen- und Indexwerte.

Ist der Smartconex-Service für mich flexibel wählbar?

Sie entscheiden, ob Sie unsere Dienste als SaaS-Lösung („Software as a Service“), im Full- oder Teil-Outsourcing nutzen. Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne bei der Inhouse-Realisierung Ihres SMARTCONEX Contract Managements.

Wer haftet und in welchem Umfang?

Wenn Sie sich für das komplette Outsourcing Ihres Vertragsmanagements entscheiden, sind Sie bei Fehleingaben zu Fristen und Terminen gegenüber eventuell daraus entstehenden finanziellen Schäden in vollem Umfang versichert.

Welche Konditionen gelten?

Ersterfassung, Digitalisierung, Verwaltung und Pflege Ihres Firmenvertragsbestands € 2,60 pro aktivem Vertrag und Monat. Projektmanagement/ Manntagessatz je Std. (nach Bedarf) € 125,-

Wie ist die Laufzeit der Verträge geregelt?

Mindestens 36 Monate ab Vertragsabschluss mit 3-monatiger Kündigungsfrist zum Ablauf der Vertragslaufzeit.

Kunden Interview

Zehn Fragen an: G. Kreling, Geschäftsführerin der Pferdegesundheit im Fokus GmbH

Was waren Ihre persönlichen Beweggründe für ein digitales Vertragsmanagement und wo haben Sie nach einem passenden Anbieter gesucht?

„Ich habe ohnehin eine große Affinität zu digital gesteuerten Prozessen sowie Cloud Lösungen. Seit Jahren verfolge ich das Ziel eines papierlosen und von überall erreichbaren Büros. Die Suche startete im Internet mit der Idee, zusätzlich eine elektronische Personalakte sowie eine Verwaltung all unserer Verträge in eine Cloudlösung zu überführen.“