Contract Management as a Service, kurz CMaaS, bezeichnet die dauerhafte Auslagerung operativer Aufgaben des Vertragsmanagements an einen spezialisierten Dienstleister. Smartconex erfasst und strukturiert Vertragsdaten, pflegt den laufenden Vertragsbestand, überwacht relevante Fristen und Termine und stellt Auswertungen bereit. Unternehmen erhalten damit nicht nur eine Software, sondern einen kontinuierlich betreuten Vertragsbestand. Interne Mitarbeiter müssen weder ein eigenes Vertragsmanagementsystem administrieren noch sämtliche Vertragsdaten und Fristen selbst pflegen.

Eine Vertragsmanagement-Software stellt Funktionen zur Ablage, Suche, Auswertung und Fristenüberwachung bereit. Die operative Arbeit bleibt jedoch beim Unternehmen: Dokumente müssen erfasst, Daten geprüft, Fristen gepflegt und Maßnahmen nachgehalten werden. Bei Contract Management as a Service übernimmt Smartconex diese laufenden Aufgaben. Die Software bildet dabei die technische Grundlage; entscheidend ist der ergänzende Service. Unternehmen erhalten dadurch nicht nur eine digitale Ablage, sondern einen strukturierten, gepflegten und aktiv überwachten Vertragsbestand.

Externes Vertragsmanagement eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, Unternehmensgruppen und öffentliche Organisationen, deren Verträge an verschiedenen Standorten, in unterschiedlichen Abteilungen oder in mehreren Gesellschaften verwaltet werden. Typische Anlässe sind Unternehmenswachstum, Beteiligungen, fehlende interne Ressourcen, uneinheitliche Ablagen oder wiederholt übersehene Fristen. Entscheidend ist nicht allein die Zahl der Verträge. Auch ein kleinerer Bestand kann einen hohen Verwaltungsaufwand verursachen, wenn Verträge komplex, wirtschaftlich bedeutend oder auf viele Verantwortliche verteilt sind.

Smartconex übernimmt die strukturierte Erfassung und laufende Pflege von Verträgen und Vertragsdaten. Dazu gehören die Verwaltung von Dokumenten und Nachträgen, die Überwachung relevanter Fristen und Termine, das Erinnerungs- und Eskalationsmanagement sowie Reports und Auswertungen. Änderungen am Vertragsbestand werden in den vereinbarten Prozessen nachvollziehbar verarbeitet. Der genaue Leistungsumfang richtet sich nach dem gewählten Smartconex-Modell und der individuellen Vereinbarung. Ziel ist ein aktueller, transparenter und im Tagesgeschäft nutzbarer Vertragsbestand.

Der Kunde behält die fachlichen und unternehmerischen Entscheidungen. Dazu gehören insbesondere Vertragsverhandlungen, Freigaben, Kündigungsentscheidungen, rechtliche Bewertungen und die Entscheidung über konkrete Maßnahmen. Smartconex bereitet die erforderlichen Vertragsinformationen auf, überwacht Termine und unterstützt die operative Umsetzung im vereinbarten Leistungsumfang. Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Bestandteil des Vertragsmanagementservices. Bei rechtlich klärungsbedürftigen Sachverhalten können die strukturierten Informationen an die zuständigen internen Stellen oder externen Berater weitergegeben werden.

Das Onboarding in das Vertragsmanagement erfolgt in vier Schritten. Zunächst stellt der Kunde seine vorhandenen Vertragsdokumente über einen vereinbarten sicheren Übertragungsweg bereit. In einem Online-Workshop werden Organisationsstruktur, Datenfelder, Berechtigungen und Reporting Anforderungen festgelegt. Anschließend richtet Smartconex die Umgebung ein und erfasst die Verträge einschließlich der relevanten Fristen und Stammdaten. Nach der Qualitätssicherung erfolgt der Go-live. Der Kunde erhält danach Zugriff auf seinen strukturierten Vertragsbestand. Ein klassisches, langwieriges IT-Einführungsprojekt ist dafür in der Regel nicht erforderlich.

Zu Beginn benötigt Smartconex einen Ansprechpartner sowie Informationen zur Organisationsstruktur, zu Berechtigungen und zu besonderen Auswertungsanforderungen. Der vorhandene Vertragsbestand muss für die Ersterfassung bereitgestellt werden. Im laufenden Betrieb übermittelt der Kunde neue Verträge, Nachträge und Änderungen sowie die erforderlichen fachlichen Entscheidungen. Erfassung, Datenpflege, Fristenüberwachung und Reporting übernimmt Smartconex im vereinbarten Umfang. Dadurch verlagert sich die interne Arbeit von administrativer Vertragsverwaltung auf Entscheidungen und fachliche Zusammenarbeit.

Mit Smartconex können unterschiedliche geschäftliche Vertragsarten zentral verwaltet werden. Dazu zählen beispielsweise Lieferanten- und Dienstleistungsverträge, Miet- und Leasingverträge, Wartungs- und Lizenzverträge, Versicherungsverträge sowie Kooperations- und Rahmenverträge. Auch individuelle Vertragsarten und kundenspezifische Datenfelder können abgebildet werden. Entscheidend ist, welche Informationen, Fristen, Zahlungen und Verantwortlichkeiten für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Die konkrete Struktur wird während des Onboardings gemeinsam festgelegt.

Ja. Vorhandene Vertragsdokumente und Vertragslisten können grundsätzlich als Ausgangspunkt für das Onboarding genutzt werden. Smartconex übernimmt dabei nicht ungeprüft die bisherige Struktur, sondern erfasst die Dokumente nach dem gemeinsam vereinbarten Datenmodell und prüft die für das Vertragsmanagement relevanten Informationen. Ob Daten automatisiert importiert werden können oder neu erfasst werden müssen, hängt von Format, Vollständigkeit und Qualität des Ausgangsbestands ab. Das wird vor Beginn der Umsetzung geprüft.

Ja. Mit der SMARTCONEX 2 GO App können berechtigte Nutzer Vertragsdaten, Dokumente, Termine, Benachrichtigungen, Reports und Auswertungen mobil aufrufen. Die Anwendung steht für iOS, Android und als Web-App im Browser zur Verfügung. Welche Verträge und Informationen ein Nutzer sehen kann, richtet sich nach dem eingerichteten Rollen- und Berechtigungskonzept. Damit bleiben relevante Vertragsinformationen auch außerhalb des Arbeitsplatzes verfügbar, ohne dass separate Vertragslisten geführt werden müssen.

Nein, ein belastbares Vertragsmanagement lässt sich derzeit nicht allein durch künstliche Intelligenz ersetzen. KI kann Vertragsdaten extrahieren, Dokumente zusammenfassen, Klauseln vergleichen und auf mögliche Auffälligkeiten hinweisen. Sie übernimmt jedoch nicht automatisch die laufende Datenpflege, die Einordnung von Nachträgen, die Kontrolle der Vollständigkeit oder die Umsetzung unternehmerischer Entscheidungen. Auch Datenschutz, Zugriffsrechte und die fachliche Prüfung müssen organisiert werden. KI ist daher ein hilfreiches Werkzeug innerhalb eines definierten Vertragsmanagementprozesses, aber kein vollständiger Ersatz für diesen Prozess.

Smartconex nutzt KI unterstützend bei klar abgegrenzten Aufgaben, beispielsweise bei der Extraktion relevanter Vertragsinformationen, der Vorbereitung von Vertragsdatensätzen sowie der Analyse und dem Vergleich von Dokumenten. Die Ergebnisse werden nicht ungeprüft übernommen. Smartconex kontrolliert die erkannten Informationen und überführt sie in die vereinbarten Strukturen und Arbeitsprozesse. Damit verbindet Smartconex die Geschwindigkeit technischer Analyse mit menschlicher Qualitätssicherung. Die Verantwortung für Prüfung, Einordnung und operative Bearbeitung wird nicht an ein Sprachmodell delegiert.

Die Qualitätssicherung beginnt mit einem verbindlich festgelegten Datenmodell. Vertragsinformationen werden strukturiert erfasst, relevante Fristen und Stammdaten geprüft und Dokumente dem richtigen Vertragsdatensatz zugeordnet. Ergebnisse aus einer KI-gestützten Analyse dienen als Unterstützung und werden vor der Übernahme kontrolliert. Neue Verträge, Nachträge und Änderungen werden anschließend in definierten Prozessen verarbeitet. Dadurch entsteht ein gepflegter Vertragsbestand, der für Fristenüberwachung, Suche, Reporting und unternehmerische Entscheidungen genutzt werden kann.

Smartconex nutzt eine auf Microsoft Azure betriebene Vertragsmanagementumgebung und ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept bis auf Vertragsebene. Nutzer erhalten nur Zugriff auf die für sie freigegebenen Inhalte. Kunden arbeiten grundsätzlich mit Leserechten, wodurch versehentliche Änderungen an den zentral gepflegten Vertragsdaten vermieden werden. Die konkrete Ausgestaltung von Datenübertragung, Auftragsverarbeitung, Berechtigungen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen wird im Rahmen der Zusammenarbeit festgelegt. Datenschutz und Informationssicherheit werden damit nicht nur über den Hosting Anbieter, sondern über den gesamten vereinbarten Daten- und Zugriffsprozess betrachtet.

Smartconex Business beginnt bei 750 Euro netto pro Monat für bis zu 300 aktive Verträge. Für die Ersterfassung werden einmalig 7,50 Euro je Vertrag berechnet. Smartconex Professional startet bei 1.490 Euro netto pro Monat und richtet sich an Unternehmensgruppen und Organisationen mit komplexeren Strukturen; das vollständige Onboarding ist dort enthalten. Maßgeblich sind Vertragsanzahl, Organisationsstruktur und vereinbarter Leistungsumfang. Die vollständigen Preisstaffeln und Leistungen finden Sie auf der Seite Preise für Full Outsourcing Vertragsmanagement.

Der Umfang der Verantwortung und Haftung richtet sich nach dem vertraglich vereinbarten Leistungsumfang und den dazugehörigen Haftungsregelungen. Smartconex übernimmt definierte operative Aufgaben wie Datenerfassung, Pflege und Fristenüberwachung; unternehmerische Entscheidungen sowie rechtliche und steuerliche Bewertungen verbleiben beim Kunden beziehungsweise dessen Beratern. Eine pauschale Haftung für sämtliche wirtschaftlichen Folgen wäre daher nicht sachgerecht. Die für das jeweilige Smartconex-Modell geltenden Regelungen werden im Angebot und im Servicevertrag transparent festgelegt.