Was ist Contract
Management as a Service?
CMaaS – Effizientes Vertragsmanagement durch Outsourcing!
Smartconex übernimmt die vollständige Verwaltung Ihrer Verträge.
Vorteile
- 100% Fristenkontrolle
- Reduktion von Kostenrisiken
- Entlastung Ihrer Mitarbeiter
- Fundierte wirtschaftliche Entscheidungen treffen
- Individuelle Workflows auf Wunsch
- Volle Transparenz
Wir entlasten Sie durch eine einzigartige, komfortable Kombination aus Service und Software!
Typische Herausforderungen
Sie kennen die folgenden Probleme?
Kündigungsfristen werden übersehen, Verträge verlängern sich ungewollt, hohe Kosten entstehen
Unsere Lösung: Proaktives Fristenmanagement inkl. Eskalation
Verträge sind verteilt, schwer auffindbar, hoher Zeitaufwand pro Suche
Unsere Lösung: Digitalisierung, Strukturierung und zentrale Verfügbarkeit aller Verträge.
Hoher manueller Aufwand bei der Vertragsverwaltung, fehlende inhouse Ressourcen, wenig Know-how
Unsere Lösung: Full Outsourcing – Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft.
Unser Service im Überblick
Proaktive Fristen- & Terminüberwachung
Erinnerung an Kündigungen, Verlängerungen, kritische Termine inkl. Eskalationsmanagement – keine verpasste Frist mehr.
Nachhaltige Entlastung für Ihre Organisation
Experten übernehmen die komplette Vertragsadministration, Ihre Teams gewinnen Kapazität für strategische Aufgaben.
Transparenz & Kontrolle – jederzeit
Verträge, Dokumente und Auswertungen mobil via Smartconex 2Go App – strukturiert, revisionssicher, jederzeit abrufbar
So funktioniert unser Onboarding – in 4 einfachen Schritten
- Vertrags-Upload – Sie laden Ihre Dokumente sicher via SharePoint hoch
- Online Workshop – Wir definieren gemeinsam Struktur, Datenfelder & Reporting
- Setup – Erfassung aller Verträge und Fristen im Contractmanager
- Go Live – Sie haben nun jederzeit Zugriff auf Ihre persönliche online Plattform
Bewährter und effizienter Prozess – kein IT-Projekt notwendig.
Technik & Sicherheit
- Hosting auf Microsoft Azure – hochverfügbar, skalierbar, DSGVO-konform
- Rollenbasierte Zugriffsrechte bis auf Vertragsebene
- Keine Schreibrechte für Kunden – schützt vor versehentlichen Änderungen
Die Smartconex Leistungen im Vergleich
| Smartconex Full-Service | Interne Lösung | Kanzlei | |
|---|---|---|---|
| Proaktive Fristenüberwachung inkl. Eskalation | ✅ | ❌ | ❌ |
| Keine internen Ressourcen nötig | ✅ | ❌ | ✅ |
| Sofort startklar | ✅ | ❌ | ❌ |
| Hosting auf Microsoft Azure | ✅ | ❌ | ❌ |
| Einheitliches Reporting | ✅ | ❌ | ✅ |
| Monatliche planbare Kosten | ✅ | ❌ | ❌ |
Die durchschnittliche Zeitersparnis liegt bei ca. 20 Min pro Informationssuche!
Häufige Fragen
KI ist ein Werkzeug – sie bietet kein Vertragsmanagement "Out of the Box".
Theoretisch können Sie mit KI-Agenten Workflows zur Vertragsüberwachung aufbauen. Dabei entstehen jedoch neue Herausforderungen:
- Aufwände werden lediglich verschoben – Sie müssen die KI korrekt konfigurieren und trainieren
- Die operative Arbeit bleibt intern: Pflege, Kontrolle, Eskalation
- KI extrahiert Daten – aber prüft sie nicht auf Vollständigkeit und Kontext
- Es entstehen Probleme bei Datenschutz und Sicherheit
- Die Verantwortung für Fehler bleibt bei Ihnen
- Sie haben keinen fachlichen Support
Fazit: Echter Mehrwert entsteht erst durch aktives Management!
Die Gebühr für die Ersterfassung, Verwaltung und Management Ihres Vertragsbestands richtet sich nach der Anzahl der zu verwaltenden Verträge. Bitte fordern Sie Ihr individuelles Angebot hier an.
Wenn Sie sich für CMaaS entscheiden, sind Sie bei Fehleingaben zu Fristen und Terminen gegenüber eventuell daraus entstehenden finanziellen Schäden abgesichert.
Ja, nutzen Sie dafür einfach unsere Smartconex 2 GO App
Lösungen im Vergleich
- Enterprise Content Management (ECM)
- Dokumenten Management System (DMS)
- Vertragsmanagement Software (VMS)
- Contract Management as a Service (CMaaS)
| Kriterium | ECM | DMS | VMS (incl. KI) | CMaaS mit Smartconex |
|---|---|---|---|---|
| Primärer Zweck | Content-Plattform | Dokumentenablage | Digitalisierung & Analyse von Verträgen | Aktives, operatives Vertragsmanagement |
| Leistungsversprechen | Inhalte verwalten | Dokumente finden | Verträge automatisch erkennen & auslesen | Verträge aktiv steuern & managen |
| KI-Nutzung | selten | kaum | Extraktion, Klassifizierung, Analyse | Unterstützend mit menschlicher Qualitätssicherung |
| Ersetzt KI den Menschen? | – | – | Nein | Nein – aber gezielt ergänzt (KI-gestützte Vertragsanlage) |
| Fristen- & Terminmanagement | eingeschränkt | manuell | teilweise automatisiert | vollständig gemanagt inkl. Eskalation |
| Datenqualität | abhängig vom Nutzer | oft unstrukturiert | abhängig von Trainingsdaten | hoch (validiert durch Experten) |
| Verantwortung für Datenpflege | intern | intern | intern | extern (Smartconex übernimmt) |
| Operative Umsetzung | intern | intern | intern | wird vollständig übernommen |
| Risiko bei Fehlinterpretation | hoch | hoch | mittel (KI-Fehler möglich) | minimal (QA + Verantwortung) |
| Time-to-Value | lang | mittel | mittel | sehr kurz (kein IT-Projekt nötig) |
| Ergebnis für Unternehmen | Struktur | Ordnung | bessere Datenbasis | echte Entlastung + Steuerungsfähigkeit |
Jetzt in die Zukunft starten!
Entscheiden Sie sich für Contract Management as a Service – mit Smartconex.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Vertragsprozesse professionalisieren.
